Auteur: IngridVerkuijlen

Welk boek is een mustread voor managers?

Ambitieus als je bent, wil je het allerbeste uit jezelf en je mensen halen. Maar laatst las ik dat er relatief gezien maar weinig ‘geweldige’ managers zijn. Je kunt het wel wórden. Hoe? Dat staat dus in Jim Collins’ bestseller Good to Great. Een echte eyeopener waaruit ik graag wat wijsheid deel.

Goed of geweldig?

Het goede is eigenlijk het kwade. Juist … dit doordenkertje verdient wat uitlegt. Wat ik bedoel ─ en wat Collins ontdekte na onderzoek onder honderden grote Amerikaanse bedrijven ─ is dat ‘goed’ eigenlijk de vijand is van ‘geweldig’. Bedrijven die goed zijn maar daarin blijven hangen en niet nóg beter worden, laten zich leiden door een heel menselijke gedachtegang: waarom streven naar beter als je al goed bent?

Zo word je ‘great’.

Gelukkig zag Collins ook dat ‘geweldige’ bedrijven bepaalde typische succesfactoren gemeen hebben. Die brengen weer inzichten waarmee je als (mkb-)manager ook ‘great’ wordt, bijvoorbeeld:

• ‘Excellent leiderschap’ is ook bescheidenheid. Richt je ambitie eerst op het bedrijf, dan op jezelf.
• ‘Zie harde feiten onder ogen en verlies nooit de hoop’. Alleen dan neem je de juiste beslissingen.
• ‘Eerst wie dan wat’. Neem mensen aan die inspireren en passen bij wat je belangrijk vindt. Kijk vooral naar karakter en wat iemand in zijn mars heeft, daarna pas naar kennis en kunde.

Nog meer mustreads?

Naast Good to Great putte ik als ondernemer én persoon veel inspiratie uit:

• De ideale werknemer is een moeder van Marjon Bolwijn. Moederschap brengt veel eigenschappen die van toegevoegde waarde zijn in een organisatie.
• Rust in je hoofd – 500 manieren om je te richten op wat echt belangrijk is van Donna Smallin. Praktische tips en ideeën om rust te creëren in je drukke hoofd en je kwaliteit van leven te verbeteren.

Heb je ooit gehoord van PRINCE2? Het is de prins op het witte paard onder de projectmethodes. De methode is erop gericht om gecontroleerd projecten te sturen. In elke organisatie en bij elk project is PRINCE2 toepasbaar. Hieronder lees je meer over hoe je PRINCE2 succesvol kunt gebruiken in je eigen projecten.

1. Streef je doelen steeds na.

Beschrijf in een plan van aanpak wat je wilt bereiken met je project. Wat zijn je projectdoelen? Toets vervolgens alle projectwerkzaamheden hieraan. Sluiten deze nog steeds aan bij het bestaansrecht van het project? Zo niet, dan kun je tijdig bijsturen en verlies je geen tijd met werk dat je niets oplevert.

2. Deel je lessen.

Projectmedewerkers leren bij PRINCE2 continu van elkaars en hun eigen ervaringen. Denk tijdens de voorbereiding na over geleerde lessen van vorige projecten. Wat ging er goed en wat kan er beter? Nog een tip: zorg dat de lessen die je deze keer leert ook voor toekomstige projecten nog voor het oprapen liggen.

3. Wie doet wat?

Kijk naar talenten van projectmedewerkers en beschrijf helder geformuleerde taken. Wie doet wat? En wie krijgt welke bevoegdheden en draagt welke verantwoordelijkheden?

4. Stap voor stap.

Splits je project op in overzichtelijke fases. Elke fase start pas als de vorige fase is afgerond en plan, bewaak en manage je apart. Het is belangrijk de uitgangspunten in de fase van voorbereiding te vergelijken met de resultaten aan het einde van een projectfase. Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing.

5. Werk op het juiste niveau.

Binnen PRINCE2 zijn er drie niveaus voor het sturen, managen en opleveren van projectfases. Maak optimaal gebruik van iemands verantwoordelijkheden en schakel over aspecten als tijd, geld, kwaliteit en risico pas met een ander niveau als dat écht nodig is. Over de vrijheden maak je vooraf samen duidelijke afspraken.

6. Resultaatgerichte aanpak.

Richt je op resultaten. En leg criteria voor kwaliteit vast, om bijvoorbeeld producten aan te toetsen.

7. Hoe ziet jouw PRINCE2 eruit?

Pas je projectmethode aan, zodat PRINCE2 past bij jouw project. Dat betekent dat je bepaalde onderdelen misschien net meer benadrukt of anders invult. Denk aan het delen van lessen, als een project vaker in min of meer dezelfde vorm terugkeert. Of aan meer focus op risicobeheersing bij een zeer innovatief, internationaal of omvangrijk project. Maar pas op: PRINCE2 is geen PINO (Prince In Name Only).

…en hoe je toekomt aan meer ondernemen. Ondernemen is organiseren; daarom ben je ooit met een eigen bedrijf begonnen. Maar wat kost alles daaromheen veel tijd! Denk aan de administratie, boekhouding, distributie en service. Veel liever houd jij je bezig met waar je hart ligt: je corebusiness met jouw producten of diensten. Van die kant bekeken is de backoffice de ruggengraat van je onderneming. Deze houdt je bedrijf overeind en draaiend. In dit blog geef ik je een paar tips voor je backoffice.

Tip 1: Rompslomp in de prullenbak

Schoon je werkprocessen op in de volle breedte van je bedrijf. Of het nu gaat om de financiële administratie of de klantadministratie. Verzamel en bewaar alleen nog de data die ertoe doen in je business. De rest is rompslomp en slurpt alleen maar tijd op van jou en je medewerkers.

Tip 2: Streep terugkerende taken van je to-do-list

Orders verwerken en verzenden, bonnen en facturen inboeken en afhandelen en klantgegevens aanvullen en updaten. Het zijn van die dagelijkse dingen die belangrijk zijn én veel tijd kosten. En dus valt daar veel tijdswinst te behalen. Richt zo veel mogelijk processen automatisch in en ga je to-do-list eens na. Welke terugkerende taken kun je bij iemand anders onderbrengen? Vind je delegeren lastig? Vraag je af waarom en verschuif je verantwoordelijkheden stap voor stap. Aanvankelijk kost het je wat meer tijd om iemand bekend te maken met het hoe, wat, waar en waarom. Maar eenmaal op gang vindt alles zijn weg en ontstaat er een efficiëntere manier van werken.

Tip 3: I’ve got your backoffice

Een externe partij inschakelen voor je backoffice is de overweging en de investering waard. Zo haal je expertise in huis, verklein je de kans op fouten én zorg je dat het werk sneller wordt gedaan. De tijd die je hiermee wint kun je weer besteden aan je onderneming of je privé. Daarnaast laat je – met een betrouwbare partner als steun en toeverlaat – een heleboel gedoe en stress achter je. En ben je daarom niet je bedrijf begonnen? Om in alle vrijheid en blijheid je zaken op rolletjes te hebben lopen? Meer weten? Neem contact op!